Tijd: 21:00 uur
Locatie: Oefenzaal Floralis; Floralisplein 69, Lisse
Voorzitter: Dick Bijlsma
Notulen: Jan Wind
Aanwezig
SOB: Miriam Koomen, Anja de Zanger, Jaap Bruijn, Stefanie Roeland, Wouter de Ruyter, Jan Weijers, Astrid van Leur, Yvonne Valk, John Wakelkamp, Mies van der Vlugt, José Steffers, Margreeth Ton, Ida Consiglio (coördinator), Corine Louwerse, Jorine Vermeij, Dick Bijlsma, Ingrid van Oeffel, Jan Wind, René van Dijk
JO: Stefanie Roeland (Noa), Anne Marijke de Jeu (ouder Jonas en coördinator),
JUSO: Hanneke van der Salm (Wies), Robin de Vries en Jolanda de Poorter (ouder Karlijn de Vries en coördinator)
Bestuur: Hans de Buck
Coörd.JO Thysia Ligthart
Dirigent: Paul van der Reijden (toehoorder)
Volmachten zijn ontvangen van:
Verona Leuven aan Ida Consiglio, Martine de Ket aan Wouter de Ruijter
Afwezig met bericht van verhindering:
SOB: Marit Baaij, Marjan Baaij, Verona Leuven en Martine de Ket,
JO: Nancy van Moorten (Thomas)
JUSO: Marcus Vliegen (Hannah), Jaap en Jo-anne Verhage (Marilyn)
Ereleden: Frank Peelen, Maria Postma van Parera
Agenda
1. Opening
Om precies 9 uur, na een korte repetitie van het SOB opent de voorzitter, Dick Bijlsma, de vergadering
2. Vaststellen agenda
De agenda wordt zonder wijzigingen vastgesteld.
3. Mededelingen
Jan Wind noemt leden die hebben laten weten verhinderd te zijn, en geeft aan dat er twee volmachten zijn ontvangen.
4. Ingekomen stukken
Er zijn geen ingekomen stukken.
5. Vaststellen notulen ALV 5 oktober 2018
De notulen van de ALV van 5 oktober 2018 werden kort na de vergadering via de website van de vereniging gedistribueerd. Er zijn geen vragen of opmerkingen over de notulen, en deze worden onveranderd vastgesteld, met dank aan Louise Nobel die notuleerde op de vergadering van 5/10/2018
6. Verslag van de voorzitter
In het verslag van de voorzitter wordt beschreven dat het bestuur, de coördinatoren en de andere vrijwilligers fijn samen hebben gewerkt, en dat de zaken bestuurlijk-organisatorisch goed lopen. Er is extra gewerkt aan communicatie en aan de samenwerking tussen de orkesten. De voorzitter geeft aan dat het bestuur werkt aan een Beleidsplan dat het komende jaar aan de leden zal worden voorgelegd. Dick bedankt de nieuwe bibliothecaris, Jorine Vermeij, de coördinatoren Jolanda de Poorter, Monique Haak, Anne-Marijke de Jeu, Thysia Ligthart en Ida Consiglio en webmaster Boris Hoekmeijer bij naam voor hun inzet.
7. Secretarieel verslag 2018-2019
In het verslag van de secretaris is te zien dat de vereniging veel activiteiten heeft ontplooid. De secretaris, Jan Wind, tilt er een paar punten uit. Zo heeft het JO, aan het begin van het vorige seizoen weer meegedaan aan het Harddraverij Concert, waar ze voor een groot publiek een dynamisch concert gaven. Hiermee geeft het JO grote zichtbaarheid binnen de gemeente Lisse; meer dan de andere twee orkesten. Het SOB blijft proberen om binnen de regio naamsbekendheid op te bouwen; dit jaar gaven ze een concert in Voorhout, waar het SOB al heel lang niet geweest is. Het JUSO heeft veel kleinere activiteiten gedaan waar het plezier in het muziek maken centraal blijft staan. Het bestuur ondersteunt enthousiast initiatieven voor gezamenlijke activiteiten, zoals bijvoorbeeld het invallen van orkestleden bij andere orkesten en bijvoorbeeld de samenspeldag.
Na vele jaren vertrok Erik Waerts als dirigent bij het JO en een nieuwe dirigent is aangesteld, Dick Hesselink.
Anja de Zanger wil graag wat meer achtergrond bij de aanstelling van Dick Hesselink. De voorzitter van de sollicitatiecommissie, Ingrid van Oeffel, geeft een toelichting bij de sollicitatieprocedure. Na schriftelijke sollicitaties en persoonlijke interviews, zijn twee dirigenten uitgenodigd voor een proefdirectie. Op basis hiervan, en samen met de leden van het JO is Dick Hesselink uitgenodigd om de nieuwe dirigent te worden.
8. Financieel jaarverslag
• Verslag van de kascommissie
De Kascommissie bestond dit jaar uit Wouter de Ruyter en Robin de Vries. De boeken zijn steekproefsgewijs geïnspecteerd en in orde bevonden. Wouter geeft een korte samenvatting.
• Benoeming kascommissie volgend seizoen
Nadat de voorzitter de kascommissie heeft bedankt, treed Wouter de Ruyter af als voorzitter van de commissie, en worden Robin de Vries en José Steffers benoemd als resp. voorzitter en lid van de commissie. Margreeth Ton geeft zich op als reserve lid van de commissie.
• Behandeling financieel verslag 2018-2019
De penningmeester Ingrid van Oeffel gaat door de jaarcijfers en geeft aan dat, ondanks een aantal meevallers bij de subsidies, collectes en donaties, er een significant tekort van €2.307 op de exploitatie van de vereniging is; Als de anonieme donatie t.g.v. het JO buiten beschouwing wordt gelaten is er zelfs een tekort van €2.949. Dit zal consequenties hebben voor de contributie.
De cello, die ooit voor €1,500 in de boeken stond is voor €200 verkocht. Na een zoektocht naar een koper was dit de best haalbare prijs. René geeft wat achtergrond bij de cello. Het was een gift die ooit mooi klonk en goed bespeelbaar was. Helaas is er iets mee gebeurd. De reparatie die eraan gedaan is, was alleen maar cosmetisch en de echte schade is helaas niet verholpen.
Na een opmerking over de hoge kosten van de nieuwe muziekmappen (€1.232) legt Ingrid uit dat het een dringende aanbeveling van de leden was op de vorige ALV en dat dit de enige geschikte mappen waren. Er zijn 100 mappen aangeschaft voor ongeveer €12 inclusief bedrukken. Er is een subsidie van €459 ontvangen van het Meerlandenfonds voor deze mappen. Deze mappen worden nu door alle orkesten gebruikt en voldoen verder goed.
Er volgt een discussie over het zoeken van fondsen.
De grote clubactie loop nog niet zo goed dit jaar, en ook de vraag aan leden die niet met de boekjes langs de deuren gaan is voorlopig nog niet zo succesvol als vorig jaar.
Na een vraag van de penningmeester of er belangstelling is voor het collecteren voor het Prins Bernhard-fonds blijkt dat er weinig belangstelling is om hieraan mee te doen. Er wordt besloten om de vereniging niet in te schrijven.
• Decharge van het bestuur over het verenigingsjaar 2018-2019
Het bestuur wordt decharge verleend over het gevoerde beleid.
9. Bestuurssamenstelling
• Aftreden PR commissaris
Na het vertrek van zijn dochter bij het JO, heeft Hans de Buck opgezegd als PR Coördinator. Hans heeft in de loop van de jaren veel gedaan voor de vereniging; ook als webmaster in het verleden. Dick Bijlsma bedankt Hans de Buck voor zijn diensten en overhandigt een drinkbaar cadeautje.
• Benoeming Secretaris Intern. Het bestuur stelt voor Miriam Koomen te benoemen als Secretaris Intern.
Miriam heeft aangeboden om te helpen binnen het bestuur. Ze heeft overleg gehad met Jan over de verdeling van taken van de secretaris en is bereid om de functie van Secretaris Intern op zich te nemen. Miriam wordt bij acclamatie verkozen tot secretaris intern.
• Kandidaten voor alle open functies kunnen tot twee dagen voor de vergadering gemeld worden bij de secretaris. Het voorstel hiertoe dient ondertekend te zijn door tenminste vijf leden.
Er zijn geen alternatieve kandidaten aangemeld.
10. Behandeling begroting 2019-2020
De begroting voor seizoen 2019-2020 wordt besproken. Veel posten zijn gelijk gebleven; er wordt niet voorzien dat de subsidies en donaties weer zo gunstig zullen uitvallen.
Op basis van het verwachte lagere ledental en het verlies van vorig jaar zou de contributie eigenlijk met €55 euro verhoogd moeten worden om geen verlies te maken.
De begroting is gebaseerd op een verhoging van de contributie van €25 voor de leden van alle drie orkesten. Het verwachte verlies is dan rond € 2.000. Het is de hoop dat we met meevallende collectes, donaties en subsidies en een goede opkomst bij concerten een lager verlies kunnen realiseren. Het geeft ook hoop dat er alweer nieuwe leden bij het JO zijn aangemeld. Het is verder belangrijk om te vermelden dat een contributie van €225 (SOB) en €150 (JO en JUSO) nog steeds heel redelijk is vergeleken met ander orkesten.
De discussie over de inkomstenkant van de vereniging wordt weer opgepakt. Het inzetten van ensembles uit de orkesten om muziek te verzorgen bij recepties of in verzorgingstehuizen in het kader van de fonds 1818 zou een goede manier zijn om meer fondsen te verwerven. Jan Wind geeft aan dat dit soort activiteiten genoemd werden in de discussie over het Beleidsplan en dat hier zeker over wordt nagedacht. Er zijn genoeg ideeën; het probleem is om de mensen te vinden die zich hiervoor kunnen en willen inzetten.
Vraag – waarom wordt er minder begroot voor subsidies voor volgend jaar? We hadden een aantal bijzondere omstandigheden waarom in 2018/2019 veel werd ontvangen. Het is niet de verwachting dat dit structureel is.
11. Vaststelling contributie 2019-2020
Na de voorgaande discussie formuleert de voorzitter de vraag of de leden akkoord gaan met de begroting en of ze instemmen met de verhoging van de contributie. De vergadering gaat unaniem akkoord met de begroting en de verhoging van de contributie.
12. Rondvraag
Hanneke van der Salm vraagt of het mogelijk is voor de vereniging om trompetlessen te faciliteren; misschien binnen het kader van andere instrumentale lessen. Jan Wind geeft aan dat dit een goed idee is, getuige het succes van de cellolessen van Bas de Rode, die veel jonge leden heeft geleverd aan het JUSO. Jan Wind geeft aan dat er al een gesprek is geweest om samen te werken met de muziekopleidingen van Harpe Davids, de harmonie van Noordwijk. Een van de problemen hierbij is dat de gemeentesubsidie verleent op muzieklessen voor kinderen, maar dat dat natuurlijk niet geldt voor leerlingen van een orkest uit een andere gemeente. Verder probeert een harmonie natuurlijk eigen leden op te leiden, en niet de leden van een andere vereniging. Jorine Vermeij suggereert dat de Muziekschool Hillegom ook geïnteresseerd kan zijn in samenwerking.
Jorine – Het repetitieschema is niet meer zichtbaar op de website. Dit klopt, er wordt nu gelinkt naar een pdf die kan worden gedownload.
Vraag – De stukken die gespeeld worden op het november SOB-concert zijn niet zichtbaar op de website. Dat is nu opgelost – de poster is nu zichtbaar.
13. Sluiting
De vergadering wordt om 22:00 gesloten.
Deel deze pagina op social media
