30 Augustus 2018 bestuursvergadering

2018 08 30 Highlights Bestuursvergadering

Inmiddels is jullie bestuur ook weer van vakantie terug en heeft de eerste bestuursvergadering weer plaatsgevonden. Hard nodig, want er is weer méér dan genoeg te doen.

Uiteraard is daar de voorbereiding voor de ALV van 5 oktober (hebben jullie de datum al gereserveerd; jullie komen toch ook?). In zo’n ALV gaat veel werk zitten, zoals een financieel en een secretarieel verslag. Gelukkig hebben we dankzij het harde werken van onze penningmeester en het secretariaat de documentatie goed op orde, zodat een verslag nu een kwestie is van een mooie samenvatting maken van het aanwezige materiaal. Uiteraard zijn er ook nog de kopzorgen omtrent het invullen van de nieuwe vacatures. Gelukkig heeft het bestuur een prima kandidaat gevonden voor de functie van voorzitter, maar het opvullen van de andere functies (secretaris intern en bibliothecaris) is ook nog even diepgaand besproken (iets voor jou, nu of op de iets langere termijn? We kunnen je in elk geval garanderen dat je meer dan welkom zal zijn bij ons team!).

Zoals reeds eerder gecommuniceerd zullen voorzitter, secretaris en PR coördinator zich gezamenlijk herkiesbaar stellen. Op deze manier, zijn wij er zeker van dat er na de ALV een bestuur is (met bestaande of nieuwe bestuursleden), wat kan rekenen op het vertrouwen van alle leden en dat is echt nodig om het werk goed te kunnen doen.

Een aantal leden van het bestuur zal jullie allen persoonlijk nog even bijpraten over het belang van een goede opkomst bij de ALV en de uitdagingen waar wij voor staan. Dit bijpraten staat voor het JUSO gepland tijdens de repetitie van 28 september (wij hopen veel ouders te ontmoeten) en voor het JO in de pauze van de repetitie van diezelfde dag (ouders ook meer dan welkom). Bestuursleden (met name de voorzitter ai en de penningmeester) zullen ook met de leden van het SOB praten, dit tijdens de pauze van de repetitie van 24 september.

Tijdens de ALV zal het financiële reilen en zeilen worden besproken. Hoewel er op dit moment geen urgente nood is (mede door onze reserves), is er wel structureel elk jaar een tekort. Soms wordt dit tekort gecompenseerd door eenmalige meevallers, maar uiteraard zien wij liever de sluitende begroting van een financieel gezonde vereniging. Het bestuur heeft dit probleem reeds vanuit allerlei invalshoeken bekeken, zoals bijvoorbeeld de kosten die men moet maken om van een soortgelijke vereniging lid te worden en de verdeling van de kosten naar “geleverd product”, zoals bijvoorbeeld de gealloceerde repetitie tijd (dus kosten) per orkest versus de contributie (opbrengsten). Wij willen graag samen met jullie een goede oplossing voor de langere termijn vinden.

Een heel ander punt is de wens van het JUSO om wat meer tijd samen door te kunnen brengen en dan met name middels een korte pauze tijdens de repetitie van onze jongsten. Dit is essentieel voor de “cohesie”, het sociale aspect van onze vereniging. Wij denken hier een oplossing voor te hebben gevonden.

Wie financiën zegt, zegt “Grote Club Actie”. Jullie hebben hierover inmiddels een schrijven ontvangen, dus dat gaan we niet herhalen. Essentieel punt in het schrijven is de “spagaat” waarin het bestuur zich bevindt, waar wij aan de ene kant niemand willen dwingen om loten te verkopen en aan de andere kant wij met zijn allen het geld heel goed kunnen gebruiken. Wij hopen een werkbare oplossing te hebben gepresenteerd. Heb je zelf goede ideeën omtrent dit onderwerp, aarzel niet te bellen, emailen of gewoon een van ons aan te schieten, je bent altijd meer dan welkom!

Er is ook nog even gesproken over de verandering van de bestuursstructuur waarbij de coördinatoren niet langer bestuursverantwoordelijkheid dragen en het bestuur niet langer uit een dagelijks- en een algemeen bestuur bestaat. Het bleek dat zowel bestuur als coördinatoren, erg blij zijn met de nieuwe situatie en dat iedereen zich onderdeel voelt van een erg fijn team dat elkaar blindelings vertrouwt.

Tot slot zijn er nog een paar praktische punten behandeld, zoals de datum waarop verschillen concerten zijn gepland. Voorlopig gaan wij er vanuit dat het SOB op 10 november het najaarsconcert en op 30 maart het tulpenconcert zal geven, beiden in de Pauluskerk. Verder staat er een try-out gepland in Rustoord op 1 oktober.
Het JO zal traditioneel de feestweek van Lisse openen op 20 september met het harddraverijconcert. Op 15 december wordt er gezamenlijk met het JUSO een concert gegeven. Tot slot is er een uitnodiging van de Lions in Alphen aan den Rijn gekomen om op 16 juni te komen spelen. Dit wordt nog verder besproken met Erik.

Tenslotte: er nemen dit jaar 13 leden afscheid van het JO, met name blazers. Wij zijn al deze leden heel erg dankbaar voor alles wat zij voor onze vereniging hebben betekend. Helaas is dit het lot van een jeugdorkest, mensen komen en mensen gaan, meestal gaat dit geleidelijk, soms is er een piek.
Ken jij nog mensen die één van onze orkesten kunnen versterken? Gooi het eens op, het is ook eigen belang, je moet er toch niet aan denken te moeten stoppen bij gebrek aan leden?

Heb je vragen of opmerkingen naar aanleiding van deze highlights? Zoals we allen weten: domme vragen bestaan niet en ook ideeën zijn altijd méér dan welkom!


Facebooktwittergoogle_pluspinterestlinkedinmail
Symfonieorkest Bloembollenstreek