5 oktober 2018 algemene ledenvergadering

ALV Oktober 2018

Tijd: 19:45 uur
Locatie: Oefenzaal Floralis; Floralisplein 69, Lisse

Bestuur: voorzitter: Jan Wind, penningmeester: Ingrid van Oeffel, PR coördinator: Hans de Buck
Notulist: Louise Nobel

Aanwezig:
SOB: Dick Bijlsma, Ida Consiglio. Martine de Ket, Astrid van Leur, Ingrid van Oeffel, Wouter de Ruyter, José Steffers, David van der Ven, Mies van der Vlugt, Jan Wind, Anja de Zanger

JO: Niels Arkenbosch*, Amber en Linde Hamstra*, Jonas de Jeu*, Lonneke Ligthart*, Rosan van der Linden*, Thomas van Moorten*

JUSO: Maud en Kiki Arkenbosch*, Ruben van Gorsel*, Britt Haggenburg*, Wende Hamstra*, Julie Hoekmeijer*, Eline Franse*, Karlijn de Vries*

Volmachten zijn ontvangen van:
SOB: Miriam Koomen, Simone Leuven, Verona Leuven
JO: Nikki de Buck
JUSO: Lieve van de Beek*, Imke Karremans*, Godi Verloop*, Hannah Vliegen*, Miekje de Vries*,

Bibliothecaris: Susanne Fuchs
Coördinator SOB: Ida Consiglio
Coördinatoren JO: Sanja Bemelman, Anne-Marijke de Jeu, Thysia Ligthart
Coördinatoren JUSO: Monique Haak
Face-book beheerder: Jolanda Geerlings

Afwezig met bericht van verhindering:
Ereleden: Ger op den Kelder, Frank Peelen, Mw. Postma-van Parera
SOB: Marit Baaij, Marjan Baaij, Loes Belt, Verona Leuven, Simone Leuven, Corine Louwerse, Stefanie Roelofs, Jorine Vermeij, Jan Weijers
JO: Rinder Bouma*, Martine van Oossanen*, Lisa Scheurwater*
JUSO: Lieve van de Beek*

* Wettelijk vertegenwoordiger van

Agenda

1. Opening
Vergadering wordt geopend door de voorzitter om 19.48uur.
Voorzitter heet iedereen welkom, er is een goede opkomst.

2. Vaststellen agenda
Stukken zijn tijdig rondgestuurd ter voorbereiding. Er worden geen aanvullende documenten of agendapunten aangedragen, de agenda is hierbij vastgesteld.

3. Mededelingen
– De Rabobank clubactie heeft bijna € 500 in totaal opgeleverd. € 223 van de reguliere actie en nog een aanvullende prijs van € 250.
– Vanuit de grote clubactie is meer dan € 1.000 opbrengst te vieren. Dit is inclusief de vrijwillige bijdrage van het SOB. Het superlot is verkocht, wij hopen uiteraard dat daar voor de koper een mooie prijs op valt.

4. Ingekomen stukken
– 2 aanvullende ingekomen stukken zullen bij de passende agenda items worden behandeld.

5. Vaststellen notulen ALV 12 maart 2018
De notulen van de vergadering van 12 maart worden vastgesteld met aanmerking op:
– Onder punt 9 staat dat de bestuursvergadering openbaar zijn. Dit is gerectificeerd. De vergadering is niet openbaar.
– Over punt 11, btw vergissing is op te merken dat hier verder overleg over volgt. Er wordt gevraagd door Susanne Fuchs of het daadwerkelijk zeker is dat BTW teruggave niet mogelijk is. Om dit verder uit te zoeken wordt contact opgenomen met dhr Fuchs.
– Er wordt opgemerkt dat vertegenwoordigers van meerdere leden ook meerdere volmachten mogen uitvoeren.

6. Bestuurlijk verslag
– Het bestuurlijk verslag is geen standaard agendapunt. Door de bestuurscrisis van het afgelopen jaar is besloten hier meer aandacht aan te besteden. Er wordt kort samengevat. De grote werkdruk van het bestuur is de grondoorzaak van crisis gebleken. Er waren te weinig bestuursleden om alle taken goed uit te voeren. De voorzitter is opgestapt. Vervolgens is ook de 2e secretaris opgestapt, hiermee nog 3 bestuursleden over blijvend. Die tijd is nu voorbij, er de weg voorwaarts is weer gevonden.
– De 3 overige leden hebben zich wederom verkiesbaar gesteld en hopen hiermee het vertrouwen van de leden te behouden. Daarnaast is er gezocht naar nieuwe bestuursleden
– Er is een nieuwe voorzitter gevonden, de vraag voor een 2e secretaris staat nog steeds open.
– De coördinatoren maken geen deel meer uit van het bestuur, maar staan er naast.
Er wordt een vraag gesteld door Marieke Uyldert over hoe nieuwe bestuursleden zijn gezocht. Er wordt aangegeven dat het verzoek zowel in de communicatie brieven naar de leden als in 1 op 1 verzoeken gedaan. Nieuwe ideeen om een 2e secretaris te vinden staan zijn welkom.

Fabian Haggenburg vraagt waarom hij geen reactie heeft gekregen op de brief die hij heeft ingestuurd anders dan dat het bestuur zich niet herkent. De voorzitter geeft aan dat zij inhoudelijk niets konden doen met de boodschap. Fabian geeft aan dat er aan de grondoorzaak voorbij is gegaan. De voorzitter geeft aan dat er voorafgaand aan de brief van Fabian wel degelijk geprobeerd is aan tafel te gaan maar dat Fabian daar toen niet op in wilde gaan. Het voorstel om nogmaals aan tafel te gaan voor een helend gesprek ten goede van de vereniging wordt op dit moment niet aangenomen door het bestuur, het is nog te gevoelig.

Martine de Ket geeft aan dat het bestuur de hand in eigen boezem heeft gestoken en stelt voor de zaak na vanavond te sluiten wanneer blijkt dat het bestuur verkozen wordt.

Vanuit het JUSO is er wel animo om te helpen. De bestuurscrisis houdt nieuwe mensen tegen, ze zijn wellicht huiverig om erin te stappen.

Wouter de Ruyter geeft aan dat de verschillen nog steeds leven maar dat dit mensen niet tegen zou moeten houden.

Robin de Vries geeft aan dat het gebrek aan bestuursleden een breder probleem is.

Na deze argumenten geeft het zittende bestuur aan alsnog in gesprek te willen, voor het welzijn van de vereniging, er is een aanbod voor bemiddeling door Nico Arkenbosch. De verwachting hiervan is dat het hierdoor afgesloten kan worden, opgelost of niet. Dick Bijlsma, de nieuwe voorzitter geeft aan dat hij open staat om Fabian aan te horen.

7. Behandeling secretarieel verslag 2017-2018
-Het JO heeft meegedaan aan de finale van het concours van jeugdsymfonie orkesten in de Doelen in Rotterdam. Zij zijn daar 2e geworden, een fantastisch resultaat.
– Het JUSO heeft veel activiteiten gehad. Met hartelijk dank aan alle vrijwilligers.
– De instuif heeft bij het JUSO voor 5 nieuwe leden gezorgd. Een zeer goed idee met succesvol resultaat.
– Het hoogtepunt van het SOB was het najaarsconcert in samenwerking met Maria Milstein.
– De volgende vrijwilligers worden in het zonnetje gezet met een applaus en een kleinigheidje:
• Sanja Bemelman is 12 jaar lang coördinator van het JO en Juso geweest.,
• Susanne Fuchs was bibliothecaresse en heeft 17 jaar lang het orkest ondersteund.
• Jolanda Geerlings was de beheerder van Facebook en andere social media.Zij roept op dat iemand het actueel houden op zich neemt om de 700 volgers niet teleur te stellen en stelt voor een instagram account aan te maken. Er is binnen kort een cursus social media gebruik vanuit de FASO
• Simone Leuven heeft jarenlang de PR gedaan en wordt ter afsluiting ook hartelijk bedankt.
– De vraag wordt gesteld waarom de donateurs niet allemaal daadwerkelijk een donatie hebben overgemaakt. Niet alle donateurs waren goed te bereiken voor rappel. Dit punt wordt verder opgepakt bij het donateursbeleid.
– Een correctie wordt aan gemaakt voor het punt shirts en hoodies. De shirts zijn voor het JUSO en de hoody’s voor het JO

8. Behandeling AVG
Ingrid heeft zich bezig gehouden met de uitvoering van de AVG door de vereniging.
Gegevens bewaring in minimale zin voor jubilea en dergelijke blijven bewaard. Bankrekeningsgegevens worden gewist. Over foto’s op facebook is nog een extra actie nodig om ouder hierover meer voor te lichten. Een verklaring over het voldoen aan de AVG komt op facebook te staan.

Er wordt aangegeven door Marieke Uyldert dat als men verklaart niet op facebook te willen de vereniging zich daaraan moet houden. Dit is een lastig punt voor de vereniging voor handhaving wanneer er verschil gemaakt wordt tussen de verschillende media maar men staat in zijn recht dit te willen. De coördinatoren weten wie er wel en niet op de foto mogen en screenen de foto’s.

Bij deze zijn alle leden geinformeerd over de AVG.

9. Behandeling financieel verslag 2017-2018
De balans, staat van baten en lasten en toelichting zijn rondgestuurd. Er zat een vergissing in de balans doordat de concertkosten juso als directiekosten zouden moeten worden geboekt. Dit wordt gecorrigeerd. Voor het totale overzicht heeft dit geen effect.
Het tekort van € 478 (noot notulist; moet zijn € 418) is omgezet naar een overschot van ruim € 582 . Dit heeft te maken met de prijs van € 1.000 door het JO, deze is als reserve opgenomen in op de balans .
Er wordt een vraag gesteld over de verdeling tussen balans en resultaat. Hier wordt onderling over gesproken met de vraagsteller: Robin de Vries.
Het verschil tussen de realiteit en de begroting worden veroorzaakt door de verkorting van het boekjaar,, de vrijval van een oude jubileumreserve en door de prijs van het Nationaal Concours..
Verdere vragen door Robin m.b.t. de eerlijke verdeling tussen de 3 orkesten worden beantwoord: Het resultaat en kosten van het tulpenconcert wordt door 3 gedeeld.
De vraag wordt gesteld voor wie de muziekinstrumenten zijn die op de balans zijn. Het antwoord is dat de door alle 3 de orkesten mogen worden gebruikt. Verdere vragen komen bij het agendapunt begroting aan de orde.
Robin geeft een compliment over de duidelijkheid van de begroting.

10. Verslag van de kascommissie
Wouter de Ruyter en Martine de Ket hebben de kas gecontroleerd. Zij hebben geconstateerd dat de administratie weer goed op orde was. De financiële stukken worden hierbij goedgekeurd.

11. Benoeming kascommissie
Martine zal aftreden uit de kascommissie. Wouter de Ruyter zal tot voorzitter worden benoemd. Er zijn 2 vrijwilligers: José Steffers als reservelid en Robin de Vries, vader van Karlijn, als lid.

12. Beleid t.a.v. donateurs
• Donateurs betalen nu een minimale bijdrage ad € 15 per jaar en hebben daarvoor bij alle concerten recht op € 5 korting voor twee personen. Voorgesteld wordt om bij een bijdrage vanaf € 50 per jaar twee gratis toegangskaartjes) ter beschikking te stellen voor een concert naar keuze. Donateurs met een lagere bijdrage zullen wel via e-mail op de hoogte gehouden worden van de data van de concerten. Het huishoudelijk reglement dient dient overeenkomstig te worden aangepast. Een tekstvoorstel zal worden voorbereid door het bestuur op een later moment.

Dit voorstel wordt unaniem aangenomen.

13. Benoeming bibliothecaris
Jorine Vermeij heeft aangeboden deze taak over te nemen. Zij zal deze taak samen met de coördinatoren uitvoeren. Hartelijk dank aan Jorine voor dit aanbod.

14. Benoeming coördinatoren
Thysia Ligthart en Anne Marijke de Jeu gaan het coördinatorschap van het JO overnemen van Sanja Bemelman. Jolanda de Poorter en Monique Haak zullen coördinator worden van het JUSO.
Ida Consiglio blijft coördinator van het SOB.

15. Evaluatie bestuurssamenstelling. Coördinatoren geen lid van bestuur, aanpassing huishoudelijk reglement. De tekst van de voorlaatste zin van art. 6 wordt gewijzigd in:
“Coördinatoren zullen in het algemeen worden uitgenodigd voor de vergaderingen van het bestuur.” Dit betekent dat het bestuur ook zonder de coördinatoren mag vergaderen maar ze zullen hen uiteraard niet passeren.

Na de eerste periode is de conclusie dat dit zowel de coördinatoren als het bestuur goed bevalt. De coördinatoren voelen zich goed betrokken bij het bestuur zonder de last te ervaren van onderdeel te zijn van het bestuur. Een aantal taken is teruggevloeid naar het bestuur. Het afhandelen van contracten is daar een voorbeeld van.

De aanpassing van de tekst is aangenomen door de leden.

16. Bestuurszaken
• Conform aan een eerder bericht stellen de drie huidige bestuursleden, Jan Wind, Hans de Buck en Ingrid van Oeffel zich gezamenlijk herkiesbaar als secretaris, pr-coördinator resp. penningmeester.
• Verkiezing voorzitter. Het bestuur stelt voor Dick Bijlsma te benoemen als voorzitter. (De introductie van Dick is op een aparte bijlage bijgevoegd)
• Tegenkandidaten voor alle functies kunnen tot twee dagen voor de vergadering gemeld worden bij de secretaris. Het voorstel hiertoe dient ondertekend te zijn door tenminste vijf leden. Er zijn geen tegenkandidaten aangemeld.

Er wordt gevraagd om een schriftelijke stemming voor het herverkiezen van de zittende bestuursleden. Het stembureau wordt gevormd door Wouter de Ruyter en Ida Consiglio. Bij voor wordt het bestuur herkozen, bij tegen niet herkozen.

De uitkomst van de verkiezing is: Het zittende bestuur wordt met 4 stemmen tegen en 35 stemmen voor herkozen. (noot notulist: er zijn kennelijk vier stembriefjes teveel uitgedeeld, dit heeft echter geen invloed op de uitslag)

De vraag wordt gesteld wat voor invloed de uitkomst van de stemming op de zittingstermijnen heeft. Dit is geregeld in het huishoudelijk reglement. Er wordt gekozen om de termijn, die is gestart op december 2017 voort te zetten.

Een rooster voor aftreden zal worden opgesteld.

Dick Bijlsma wordt voorgesteld als voorzitter. Hij speelt 2e viool in het SOB. Het voorstel wordt aangenomen met de opmerking dat vertegenwoordiging uit het JUSO ook belangrijk is. Nico geeft aan dat hij op zich wel geïnteresseerd was maar er niet op zijn interesse is ingegaan. Het bestuur geeft aan dat er nog wel een gesprek is geweest en ervoor is gekozen om Dick voor te stellen als voorzitter vanuit het bestuur. Louise Nobel geeft aan dat zij het netter had gevonden als beide kandidaten voorafgaand aan de ALV zouden zijn voorgesteld door het bestuur. Dick wordt bij acclamatie benoemd tot voorzitter.

Dick bedankt het huidige bestuur voor het vervullen van de tijdelijke dubbel rollen.

17. Behandeling begroting 2018-2019

Robin de Vriest stelt de volgende vragen over de begroting:
– Het Juso is kostendekkend, de overige 2 orkesten minder door aflopend ledenaantal. Wat is het beleid van het bestuur t.a.v. de kosten?
Antwoord van het bestuur:
De SOB kosten zijn de concertkosten, dit komt door de kosten van de solist. De opbrengsten zijn hierdoor ook hoger. De opbrengsten en kosten van de orkesten worden toegerekend aan de afzonderlijke orkesten. De dirigentkosten zijn bij het SOB hoger doordat de repetitie 2,5x zo lang duurt. De contributie moet dekkend zijn voor de zaalhuur en de directiekosten. Dit is alleen bij het JO het geval geweest over de afgelopen jaren. De kosten van het SOB zijn nu onevenredig t.o.v. de contributie van het JUSO. Hierdoor wordt later voorgesteld de contributie voor het SOB te verhogen.

– De opbrengsten van de grote club actie vallen ten bate van de hele vereniging, waarom?
Antwoord: Het SOB compenseert dit door het doneren van een eigen bijdrage.
– De kosten van de solist zijn hoog, is het mogelijk om de kosten van de solist anders te organiseren?
Antwoord: het is mogelijk om een solist minder in te huren, er is gekozen om de aantrekkelijkheid van de SOB concerten verder uit te verhogen en hiermee meer inkomsten te genereren.

– Hoe gaan we zorgen voor een sluitende begroting:
Antwoord: er is conservatief begroot. Het eigen vermogen is ook substantieel.

– Monique Haak geeft aan: waarom moet het JUSO en het JO zoveel zelf financieren terwijl er zoveel eigen vermogen is. Zij verwijst naar het niet ter beschikking stellen van T-shirts.
Antwoord: Deze beslissing is in december vorig jaar gevallen toen de financiele situatie van de vereniging nog onduidelijk was. De vraag wordt gesteld om in ieder geval nieuwe mappen voor het JUSO op de begroting te krijgen.
De huidige voorzitter geeft aan dat er wat aan gedaan zal worden en er hem veel aan gelegen is om dit te veranderen in een positieve sfeer.

– Fabian vraagt wat het beletsel is om het aantal repetities van het SOB te verlagen van 36 naar 32.
Het antwoord is dat hier nader naar zal worden gekeken.

– Louise Nobel stelt voor een stelpost op te nemen voor het JUSO voor de aanschaf voor mappen en kleding. Het conrete voorstel is om hier € 1.000 voor op te nemen.

Antwoord: Dit wordt na wat overleg goedgekeurd, er komt een stelpost voor € 1.000 op de begroting voor de verlenging van de zaalhuur en nieuwe mappen.

– De vraag wordt gesteld of er gekeken wordt naar goedkopere locaties
Antwoord: hier wordt naar alternatieven gezocht, Tot nu toe is Floralis de meest kosten-efficiënte locatie gebleken.
– Marieke Uyldert geeft een reactie op haar herberekening van de tariefstructuur. Zij trekt haar voorstel in i.v.m. de aankomende herberekening.

18. Vaststelling contributie
De contributie is bij deze vastgesteld volgens het voorstel. (€ 200 per jaar voor SOB, € 125 per jaar voor JUSO en JO)

19. Rondvraag
Er zijn geen punten voor de rondvraag

20. Sluiting
De voorzitter bedankt om 22.45 uur alle deelnemers voor het contructieve en betrokken overleg.


Facebooktwittergoogle_pluspinterestlinkedinmail
Symfonieorkest Bloembollenstreek