Taakomschrijving bestuursleden

Voorzitter

De voorzitter is het gezicht van het bestuur binnen en buiten de vereniging. De taak van de voorzitter is het leiding geven aan het bestuur en de coördinatoren. Hij/zij zorgt ervoor dat het bestuur plannen maakt en vervolgens uitvoert.

Het doel van de positie is het coördineren van de verschillende bestuursactiviteiten en om ervoor te zorgen dat de vereniging en in goede harmonie en overeenkomstig de statuten geleid wordt. De voorzitter bekleedt één van de wettelijk vereiste posities van een vereniging en draagt hoofdelijke verantwoordelijkheid in de zin van de wet.

Specifieke taken van de voorzitter zijn het voorzitten van vergaderingen van het bestuur en de Algemene Ledenvergadering, het vertegenwoordigen van de vereniging naar externe partijen en het coördineren, opstellen en uitvoeren van het beleid en de toekomstplannen van de vereniging. Een belangrijke taak is het bewaken van goede verhouding tussen alle geledingen van de vereniging, zoals de leden en ouders van leden, het bestuur, de dirigenten en de vrijwilligers. De voorzitter is verantwoordelijk voor het overleg met de dirigenten, zowel individueel als gezamenlijk. Verder springt de voorzitter in waar nodig om het bestuur goed te laten verlopen.

PR Coördinator

De taak van het Bestuurslid Communicatie is het coördineren van de communicatie en de Public Relations van de Vereniging in brede zin. Het gaat om de interne communicatie tussen bestuur, medewerkers en leden maar ook de manier waarop de vereniging zich extern manifesteert naar ouders, donateurs, publiek en sponsors.

Het doel van de positie is het stimuleren van het samenhorigheidsgevoel van de leden, het verbeteren van de communicatie tussen het bestuur en de vereniging en het verhogen van de zichtbaarheid van de orkesten naar de buitenwereld. Hierbij wordt ook gedacht aan het optimaliseren van het gebruik van de website en sociale media.

Specifieke verantwoordelijkheden zijn het opstellen van een communicatieplan, het bijhouden van de communicatie jaaragenda en het coördineren van de publiciteit rondom concerten en andere verenigingsactiviteiten. Hierbij hoort ook het aansturen en ondersteunen van de webmaster en PR medewerkers, en de kwaliteitscontrole van uitgaande communicaties en sociale media.

Secretaris

De secretaris houdt zich bezig met onderhouden van externe contacten, buiten de vereniging en werkt nauw samen met de tweede secretaris die zich richt op administratie en documentatie binnen de vereniging.

Het doel van de positie is om ervoor te zorgen dat contacten met personen en organisaties buiten de vereniging soepel en efficiënt verlopen tot voordeel van de vereniging en haar leden. De secretaris bekleedt één van de wettelijk vereiste posities van een vereniging en draagt hoofdelijke verantwoordelijkheid in de zin van de wet.

De secretaris is het eerste aanspreekpunt van de vereniging voor externe partijen zoals de gemeente, pers, KvK en andere geïnteresseerden. Specifieke taken van de secretaris zijn het coördineren van alle commerciële aspecten van de vereniging zoals het aangaan van contractuele verplichtingen voor de oefenruimte, locaties voor uitvoeringen en contracten met solisten. Onderhandelingen voor deze contracten worden uitgevoerd in samenwerking met de penningmeester. Verder onderhoudt de secretaris contacten met de pers en andere lokale publicaties zoals gemeentegidsen e.d. De jaarplanning van de vereniging wordt ook gecoördineerd door de secretaris.

Secretaris Intern

De secretaris intern houdt zich voornamelijk bezig met secretariële activiteiten binnen de vereniging, en werkt nauw samen met de eerste secretaris die zich richt op externe zaken.
Het doel van de positie is om het reilen en zeilen van de vereniging vast te leggen in notulen en verslagen, en om te zorgen voor de interne communicatie met de leden.

Specifieke activiteiten van de secretaris intern zijn het organiseren, uitnodigen voor en notuleren van bestuursvergaderingen de Algemene Ledenvergadering. Ledenadministratie, adressenbestand en distributielijsten worden up-to-date gehouden samen met de penningmeester. Het organiseren en bijhouden van het archief, met notulen, verslagen, persberichten en andere relevante documentatie wordt door de secretaris interns gedaan. Verder pakt de secretaris intern ook af en toe een projectinitiatief op.

Penningmeester

De penningmeester is verantwoordelijk voor de financiële gang van zaken, waaronder de financiële planning, administratie, rapportage en het afleggen van verantwoording over het financieel beheer.
Het doel van de positie is om de vereniging financieel gezond te houden en om verenigingsactiviteiten financieel mogelijk te maken. De penningmeester bekleedt één van de wettelijk vereiste posities van een vereniging en draagt hoofdelijke verantwoordelijkheid in de zin van de wet.

Tot zijn/haar taken horen o.m.
• Het bijhouden van de boekhouding
• Het opstellen van de jaarrekening en/of tussentijdse overzichten
• Het opstellen van de begroting
• Het bewaken van de door de ALV goedgekeurde begroting
• Het aanvragen van subsidies
• Het incasseren van de contributie en overige bijdragen
• Het betalen van binnenkomende facturen/declaraties etc.
• Het beheren van het donateursbestand
• Het bijhouden van de ledenadministratie
• Overige werkzaamheden van financiële aard , zoals b.v. werkzaamheden rond de Grote Club Actie, de Raboclubkasactie etc.


Facebooktwittergoogle_pluspinterestlinkedinmail