Het bestuur van de vereniging Symfonieorkest Bloembollenstreek faciliteert de activiteiten van de drie orkesten. Ze mogen namens de vereniging verplichtingen aangaan, kunnen een bankrekening beheren en zorgen ervoor dat de vereniging voldoet aan wettelijke vereisten. Ze bieden het wettelijk, financieel en organisatorisch kader aan waarbinnen de orkesten activiteiten kunnen ontplooien. Het bestuur doet dit werk namens de leden, en leggen op zijn minst één keer per jaar verantwoording af in de Algemene Leden Vergadering.
Het bestuur ontwikkelt beleid en zorgt voor de uitvoering hiervan. Hiervoor worden dirigenten aangesteld, contracten aangegaan, gelden beheerd en vrijwilligers gezocht en aangestuurd.
De organisatie van repetities en concerten worden geregeld door de coördinatoren van de orkesten; deze verzorgen ook de communicatie met de leden over de dagelijkse gang van zaken.
Taakverdeling Bestuursleden
De taken worden in onderling overleg verdeeld tussen de bestuursleden. Er is een traditionele verdeling de taken van de voorzitter, secretaris en penningmeester. Vanwege de zwaarte van de taak wordt de taak van secretaris gedeeld door twee bestuursleden (secr. intern en secr. extern). Er zijn soms ook taken die buiten de reguliere verdeling vallen en daarom is er voorzien in een extra bestuurslid voor taken die anders niet uitgevoerd worden en voor incidentele projecten. Momenteel vallen donateur relaties, subsidies en sponsoring hieronder. Een uitgebreidere beschrijving van de taken volgt hieronder.
Hoeveel tijd ben je kwijt
Bestuursleden besteden ongeveer 2-4 uur per week aan hun taken, maar dit kan wel variëren gedurende het verenigingsjaar. Er is ongeveer elke 6 weken een bestuursvergadering (6 of 7 keer per jaar) die altijd op een avond wordt gehouden.
Voorzitter
De voorzitter is het gezicht van het bestuur binnen en buiten de vereniging. De taak van de voorzitter is leidinggeven aan het bestuur en de coördinatoren. Hij/zij zorgt ervoor dat het bestuur plannen maakt en vervolgens uitvoert.
Het doel van de positie is het coördineren van de verschillende bestuursactiviteiten en om ervoor te zorgen dat de vereniging en in goede harmonie en overeenkomstig de statuten geleid wordt. De voorzitter bekleedt één van de wettelijk vereiste posities van een vereniging en draagt hoofdelijke verantwoordelijkheid in de zin van de wet.
Specifieke taken van de voorzitter zijn het voorzitten van vergaderingen van het bestuur en de Algemene Ledenvergadering, het vertegenwoordigen van de vereniging naar externe partijen en het coördineren, opstellen en uitvoeren van het beleid en de toekomstplannen van de vereniging. Een belangrijke taak is het bewaken van goede verhouding tussen alle geledingen van de vereniging, zoals de leden en ouders van leden, het bestuur, de dirigenten en de vrijwilligers. De voorzitter is verantwoordelijk voor het overleg met de dirigenten, zowel individueel als gezamenlijk. Verder springt de voorzitter in waar nodig om het bestuur goed te laten verlopen.
Secretaris extern
De secretaris houdt zich bezig met onderhouden van externe contacten, buiten de vereniging en werkt nauw samen met de tweede secretaris die zich richt op administratie en documentatie binnen de vereniging.
Het doel van de positie is om ervoor te zorgen dat contacten met personen en organisaties buiten de vereniging soepel en efficiënt verlopen tot voordeel van de vereniging en haar leden. De secretaris bekleedt één van de wettelijk vereiste posities van een vereniging en draagt hoofdelijke verantwoordelijkheid in de zin van de wet.
De secretaris is het eerste aanspreekpunt van de vereniging voor externe partijen zoals de gemeente, pers, KvK en andere geïnteresseerden. Specifieke taken van de secretaris zijn het coördineren van alle commerciële aspecten van de vereniging zoals het aangaan van contractuele verplichtingen voor de oefenruimte, locaties voor uitvoeringen en contracten met solisten. Onderhandelingen voor deze contracten worden uitgevoerd in samenwerking met de penningmeester. Verder onderhoudt de secretaris contacten met de pers en andere lokale publicaties zoals gemeentegidsen e.d. De jaarplanning van de vereniging wordt ook gecoördineerd door de secretaris.
Secretaris Intern (of bestuurslid administratie)
De secretaris Intern houdt zich voornamelijk bezig met administratieve activiteiten en documentatie binnen de vereniging, en werkt nauw samen met de eerste secretaris die zich richt op externe zaken.
Het doel van de positie is om het reilen en zeilen van de vereniging vast te leggen in notulen en verslagen, en om te zorgen voor de interne communicatie met de leden.
Specifieke activiteiten van de secretaris intern zijn het organiseren, uitnodigen voor en notuleren van bestuursvergaderingen de Algemene Ledenvergadering. Ledenadministratie, adressenbestand en distributielijsten worden up-to-date gehouden samen met de penningmeester en de orkest-coördinatoren. Het organiseren en bijhouden van het archief, met notulen, verslagen, persberichten en andere relevante documentatie wordt door de secretaris intern gedaan. Verder pakt de secretaris intern ook af en toe een projectinitiatief op.
Penningmeester
De penningmeester is verantwoordelijk voor de financiële gang van zaken, waaronder de financiële planning, administratie, rapportage en het afleggen van verantwoording over het financieel beheer.
Het doel van de positie is om de vereniging financieel gezond te houden en om verenigingsactiviteiten financieel mogelijk te maken. De penningmeester bekleedt één van de wettelijk vereiste posities van een vereniging en draagt hoofdelijke verantwoordelijkheid in de zin van de wet.
Tot zijn/haar taken horen o.m.
• Het bijhouden van de boekhouding
• Het opstellen van de jaarrekening en/of tussentijdse overzichten
• Het opstellen van de begroting
• Het bewaken van de door de ALV goedgekeurde begroting
• Het incasseren van de contributie en overige bijdragen
• Het betalen van binnenkomende facturen/declaraties etc.
• Het bijhouden van de ledenadministratie
Bestuurslid algemeen
Het bestuurslid algemeen neemt in overleg met de rest van het bestuur wat taken op zich, en springt bij waar dat nodig is. Het blijkt dat er soms op ad-hoc basis een project is wat moet worden uitgevoerd. Als voorbeeld was er bijvoorbeeld de invoering van de nieuwe privacywetgeving (AVG) in 2018 waar een bestuurslid verantwoording voor nam.
Op dit moment (medio jan 2023) is er een achterstand in het onderhouden van contacten met de donateurs en in het beheren van relaties met sponsors en subsidiegevers. Ook zoeken we iemand met ervaring met sociale media. De vereniging heeft een Facebook-account, maar we denken dat we daar beter gebruik van zouden kunnen maken. Verder dienen de Statuten van de vereniging aangepast te worden om te voldoen aan de WBTR, de nieuwe wetgeving rondom ‘Goed Bestuur’.
Deel deze pagina op social media
